Hoe u Formstack kunt gebruiken voor uw inwerkproces

Inleiding

Deze blog is geschreven door Gauhar Kassymbek - Salesforce Consultant @ Cloudmuscle.

Als adviesbureau groeien we, dus we zijn voortdurend op zoek naar nieuwe mensen om ons team te versterken. Ook al staat innovatie bij ons centraal, de digitalisering van de wervingsproces blijkt lastig te zijn voor ons. Ik denk dat het een uitdaging is voor elke kleinere organisatie, waar slechts één recruiter aanwezig is en de werkdruk niet groot genoeg is om een speciaal recruitmentsysteem te implementeren en te onderhouden. In dit artikel laat ik zien hoe Formstack voor Salesforce dit proces kan vergemakkelijken.

Wat is Formstack?

Formstack is een krachtige productiviteitsoplossing die voor verschillende branches en scenario's kan worden gebruikt. De hieronder beschreven use case is slechts een van de vele mogelijke toepassingen van hun product Formstack for Salesforce. Ik ga u niet leren hoe u het wervingsproces opzet of hoe u een datamodel bouwt in Salesforce. In plaats daarvan wil ik de mogelijkheden van de oplossing laten zien aan de hand van het voorbeeld van een klein bedrijf (tot 20 werknemers) met een Salesforce org. Het wervingsproces dat ik ga behandelen, omvat de volgende subprocessen:

• Sollicitatie
• Een kandidaat interviewen
• Vacatures
• Verzamelen van werknemersinformatie en de start van onboarding

Uitdagingen

De uitdagingen voor implementeren. Formstack waren als volgt:

Gebrek aan centralisatie, standaardisatie en zichtbaarheid van gegevens. De recruiter houdt notities over kandidaten bij in zowel het LinkedIn Recruiter platform als in de vacaturebank, waardoor de informatie over sollicitanten dubbel kan zijn. Oprichters missen een overzicht van de sollicitatiepijplijn en het feit dat elke vacaturebank verschillende statusnamen of tags gebruikt, helpt ook niet.

Er zijn geen historische gegevens over interviewfeedback beschikbaar. Na verloop van tijd wordt het moeilijk om te onthouden waarom een kandidaat werd afgewezen of in de wacht werd gezet. De recruiter heeft geen overzicht van alle interviewfeedback en mist zo een kans om ervan te leren en haar zoektocht nauwkeuriger te maken.

Een grote hoeveelheid handmatig werk voor de recruiter. Elke keer wordt een vacature opgesteld door simpelweg het bestaande sjabloon te wijzigen, wat niet alleen tijdrovend is, maar ook een foutgevoelige handeling. Alle jobaanbiedingen die worden verstuurd, worden begraven in de e-mailbox van de recruiter, dus wanneer het tijd is om een jobcontract op te stellen, moeten alle betrokken partijen het e-mailtraject raadplegen. Alle documentatie over de kandidaat wordt opgeslagen in cloud-opslag zoals SharePoint, wat ook een tijdrovende bezigheid kan zijn.

Een kandidaat of toekomstige werknemer kan het invullen van Word-documenten voor onboarding tijdrovend vinden; bovendien is het mogelijk een duplicatie van gegevens die al bekend zijn bij het bedrijf.

Alle formulieren worden opgeslagen op SharePoint, dus ze zijn niet gemakkelijk of snel toegankelijk. In dit geval moet een medewerker het document handmatig bijwerken en naar de recruiter sturen, zodat de verouderde versie kan worden vervangen door de nieuwere bijgewerkte versie.

Sollicitatie

In de Formstack-app in Salesforce heb ik een formulier gemaakt met de naam Developer application. Een formulier houdt in dat een gebruiker een aantal velden invult en dat de ingevoerde gegevens ergens worden opgeslagen. In dit geval zullen sollicitanten gegevens over zichzelf invullen, zoals naam, contactgegevens, motivatie, salarisverwachtingen, enzovoort. Deze gegevens komen in Salesforce terecht in de records voor contact- en sollicitatiegegevens.

Vorminstellingen. Het formulier bestaat uit velden, dus de vraag is welke velden op mijn formulier moeten verschijnen? Dit hangt af van waar ik de gegevens uit het formulier wil opslaan. Ik wil dat deze opgeslagen worden in de aanvraagrecords van Contacten en Vacatures, daarom worden de objecten gespecificeerd in de formulierinstellingen. Er zijn nog andere instellingen beschikbaar, zoals welke pagina moet worden getoond na het verzenden van het formulier en hoe het verzendbestand moet worden opgeslagen in Salesforce. Een sollicitant kan een formulier ook opslaan en later terugsturen door op een link in zijn e-mail te klikken.

Formulierenbouwer. Vervolgens wil ik mijn formulier samenstellen door de velden te kiezen en de volgorde waarin ze moeten verschijnen. Zoals je kunt zien, is het een drag-and-drop ervaring. Ik kan secties aan mijn formulier toevoegen, de labels een andere naam geven en standaardwaarden en plaatshoudertekst toevoegen.

Niet alleen kunnen Salesforce-objectvelden worden toegevoegd, maar ik kan ook speciale knoppen toevoegen, zoals Bestand uploaden, Betaling, Handtekening, Afbeelding en Captcha Velden in het formulier kunnen zich gedragen volgens de opgegeven logica. Als een sollicitant bijvoorbeeld een ander land kiest dan Nederland, wordt de vraag "Bent u bereid naar Nederland te verhuizen?" zichtbaar en vereist.

Opties voor publiceren. Ik wil dat dit formulier openbaar is, dus als publicatieoptie kan ik embedded code of een link gebruiken. Merk op dat de link statisch is en hetzelfde blijft, zelfs als ik het formulier wijzig.

Formulier indienen. Ik publiceer de link op de bedrijfswebsite, vacaturebanken, LinkedIn en de recruiter en ik wachten geduldig op de eerste sollicitaties. De recruiter kan de inzendingen volgen door naar het Submission Dashboard in de Formstack app te gaan. Alle inzendingen, zelfs mislukte, zijn hier zichtbaar. Het laat ook zien waarom een inzending is mislukt. Als ik klik op de Opnementeken ga ik naar de Salesforce org, waar ik het record kan zien dat dit formulier heeft aangemaakt.

Conclusie

Op dit moment genieten we van deze zakelijke voordelen:

De gegevens worden gecentraliseerd in Salesforce en alle belanghebbenden kunnen de toepassingen in realtime volgen; één platform, dus een soepelere gebruikerservaring.

De recruiter bespaart tijd doordat ze precies de gegevens heeft die ze nodig heeft, zonder dat ze naar deze informatie hoeft te zoeken in de cv's van sollicitanten of sollicitanten persoonlijk hoeft te vragen; ze kan sollicitanten dus sneller en beter kwalificeren zonder contact met ze op te nemen.

De soorten gegevens die aanvragers moeten verstrekken, kunnen eenvoudig worden geconfigureerd en gerapporteerd.

Een sollicitant heeft een goede indruk van ons omdat het sollicitatieformulier is voorzien van een merknaam en de geest van het bedrijf uitstraalt.

Ik vind het magisch hoe een externe gebruiker die waarschijnlijk niet eens weet wat Salesforce is, toch direct records kan aanmaken in Salesforce door simpelweg het formulier in te vullen dat op internet is gepubliceerd. Geen dubbel werk en geen noodzaak om de gegevens handmatig over te zetten, gebruikers hoeven alleen maar de formulieren in te vullen en het record verschijnt op miraculeuze wijze in Salesforce. Neem gerust contact met ons op als u dezelfde magie wilt laten gebeuren in uw organisatie! Wij zijn gecertificeerde Formstack-partners en het is ons een genoegen om u te verlossen van alledaagse taken, zodat u meer tijd kunt besteden aan dingen die u leuk vindt.